///8 koraka za uspješno organiziranje događaja

8 koraka za uspješno organiziranje događaja

U tvrtki Intera svjesni smo da je znanje ključ do uspjeha u poslovanju. Stoga organiziramo dva do tri godišnja poslovna događaja kako bismo pozvali postojeće i/ili potencijalne klijente i predstavili im dobrim praksama i novim znanjima (posebno) na području digitalnog poslovanja. U organizaciji pomaže nam Intrix sustav za projektni menadžment, koji na jednostavan način omogućava jednostavno upravljanje kontaktima, zadacima, sastancima, aktivnostima i financijskim stanjem projekta.

# 1 Odredite cilj ili svrhu 

Prije nego započnete s organizacijom događaja, napravite mini istraživanje o tome koji su trendovi i što ljudi ili vaša ciljana publika želi čuti i vidjeti, ali definirajte i vaš cilj ili svrhu, zbog kojeg organizirate događaj. Svrhe se mogu razlikovati od događaja do događaja: neki žele privući potencijalne klijente, drugi prikupljaju sredstva u dobrotvorne svrhe, treći organiziraju glazbeni koncert itd. Preporučujemo da dobro definirate svoj cilj, jer će to biti vaš kompas za sve ostale faze događaja.

# 2 Razmislite o događaju i pripremite koncept 

U razmišljanju definirajte koncept: gdje će se događaj dogoditi, kada, koliko će trajati, tko će biti govornici i izvođači, itd. Sa ekipom provjerite različite mogućnosti događaja i odgovorite na pitanja “što ako …” (ako je kiša, ako ima premalo prijavljenih, ako bude tehničkih problema, itd.).

# 3 Planirajte događaj

U ovoj fazi zamislite cijelu sliku vašeg događaja, jer će to odgovoriti na pitanje što vam je potrebno za realizaciju ove “slike”. Odredite projektni tim koji će se u skladu s projektnim planom, baviti događajem, a zatim mu raspodijelite zadatke. U planiranju događaja, pored projektnog plana, definirate i proračun, tehničke zahtjeve, prostorne zahtjeve i partnere koji će vam pomoći u implementaciji (npr. zvučni sustav, aranžmani, tiskanice, prostor, šatori, pozornica, ugostiteljske usluge, predavači, voditelji, glazbenici, itd.).

# 4 Pregledajte i odaberite lokaciju

Mjesto na kojem će se događaj održati jako je važno jer može da ostavi dobar ili loš dojam kod ljudi. Preporučujemo da pregledate lokacije još prije događaja, da provjerite koje tehničke opcije nude, koliko je dostupnih sjedišta, koju vrstu podrške pružaju, kako je sa ugostiteljskim uslugama itd. Kada ste zadovoljni odabirom lokacje, naravno, rezervirajte ga na vrijeme.

# 5 Pripremite program

Nemojte misliti na ono što bi se vama svidjelo, nego no ono što će zadovoljiti goste. Program događanja trebao bi biti zanimljiv, relevantan, ili takav da će ga gosti pamtiti i naučiti nešto. Bitno je da s događajem postignemo promjenu razmišljanja, a posljedično i ponašanje. Kada je program potvrđen, rezervirajte izvođače programa (predavači, pjevači, itd.).

# 6 Planirajte i uključite promotivne aktivnosti  K

ada definiramo ključne informacije o događaju potrebno je organizirati promotivne aktivnosti: pripremiti tekstove, dizajnirati materijale, definirati komunikacijske kanale i prednosti koje su ujedno i razlog zašto netko dođe na događaj. Tada treba pripremiti promotivni plan: kada ćemo šta oglašavati, na kojem kanalu i tko su osobe odgovorne za promotivne aktivnosti prije, tijekom i nakon događaja. U prosjeku se za provođenje promotivnih aktivnosti potroši 20% vrijednosti događaja.

# 7 Realizacija događaja ili dan D

Radi se o najstresnijoj fazi, dan D. Sve što smo raspravljali i pripremali tjednima i mjesecima, sada oživljava. U operativnom planu točno definirajte cijeli redoslijed, vrijeme, mjesto i zadatke za svakog izvođača. Na licu mjesta, nećete imati vremena baviti se svakim od njih, stoga je dobro da su izvođači več nekoliko dana prije događaja upoznati s točnim uputama.

 # 8 Analizirajte događaj i zahvalite se

Zahvalite se na suradnji svim gostima, izvođačima i partnerima. Nakon događaja je također dobro napraviti analizu događaja. Pozovite goste da ocijene događaj: organizaciju, predavače, radionice, izvođače, itd. Uz pomoć povratnih informacija sljedeći put moći ćete izvesti još bolji događaj. Također provjerite jeste li realizirali događaj u skladu sa proračunom i postavljenim ciljevima.

 

 

Autor: |2019-08-02T11:12:34+01:0002.03.2019|Blog, Projektni menadžment|