Tokom rada u Help Desku u pojedinom se zahtevu vremenom može prikupiti veći broj primljenih i poslatih poruka, internih komentara kao i važnih informacija o dosadašnjem toku rešavanja. Pre pripreme odgovora ili nastavka rada zato često najprije moramo da pregledamo kompletnu komunikaciju i da proverimo šta je već dogovoreno.
U tome može da nam pomogne veštačka inteligencija integrisana direktno u Intrix Help Desk. AI poznaje sadržaj zahteva pa nam pomaže da brže razumemo komunikaciju i pripremimo odgovarajući odgovor.
Kako nam AI pomaže u svakodnevnom radu?
AI nam najprije pomaže kada nam je potrebno da brzo razumemo sadržaj duže komunikacije ili da pripremimo odgovor koji uzima u obzir sve relevantne informacije. Budući da radi direktno unutar zahteva, sadržaj ne moramo da kopiramo u druge alate niti da ga ponovo opisujemo u uputstvima.
Na jednom mestu možemo da pripremimo rezime dosadašnje komunikacije, da proverimo ključne zaključke i da zatim oblikujemo odgovor za klijenta. Tako trošimo manje vremena na pregledanje kompletne istorije, lakše nastavljamo rad saradnika i smanjujemo mogućnost da u odgovoru previdimo važan podatak.
AI nam može pomoći i pri oblikovanju teksta. Pripremljeni odgovor možemo da skratimo, dopunimo, napišemo formalnijim tonom ili prilagodimo načinu komunikacije našeg preduzeća. Završni tekst ipak uvek pregledamo i prema potrebi ručno uredimo.
Sažimanje komunikacije u Help Desku
Kada zahtev sadrži više poruka, može biti teško brzo prepoznati suštinu komunikacije i utvrditi šta je tokom njegove obrade već urađeno.
Uz pomoć veštačke inteligencije u Intrixu možemo pripremiti sažetak celokupne komunikacije povezane sa zahtevom. Sažetak obuhvata ključne informacije iz poruka i pomaže nam da se brzo upoznamo sa dosadašnjim tokom obrade zahteva.
Kada u zahtev stignu novi odgovori, sažetak možemo osvežiti klikom na dugme. Prema potrebi možemo ga i sakriti.
Tako brže dobijamo pregled zahteva, lakše razmenjujemo informacije među saradnicima i efikasnije nastavljamo njegovu obradu.
Kako uz pomoć AI-ja pripremiti odgovor u Intrix Help Desku?
Nakon što se upoznamo sa sadržajem zahteva, veštačku inteligenciju možemo upotrebiti i za pripremu odgovora klijentu. AI pritom uzima u obzir kompletan kontekst zahteva, uključujući primljene i poslate e-mailove kao i interne komentare saradnika.
Na bazi naših uputstava priprema nacrt odgovora koji pre slanja možemo pregledati, dopuniti ili prilagoditi.
Priprema prvog nacrta odgovora
Kada želimo da pripremimo odgovor, u editoru kliknemo ikonicu AI-ja. Ikonica je dodatno vizualno istaknuta kako bismo mogli brzo da je pronađemo tokom pripreme poruke.
Zatim unosimo kratko uputstvo kojim objašnjavamo kakav nam je odgovor potreban. AI-ju, na primer, možemo zadati da pripremi ljubazan odgovor, klijentu objasni sledeći korak ili sažme zaključke iz dosadašnje komunikacije.
Uputstvo može da bude jednostavno, na primer: „Obavesti klijenta da ćemo proveriti o čemu je reč i odgovoriti mu u najkraćem mogućem roku.” Možemo upotrebiti i uputstvo: „Pripremi odgovor na bazi poslednje primljene poruke.”
Na bazi uputstva veštačka inteligencija priprema predlog teksta u prozoru „AI asistent”. Ako smo zadovoljni pripremljenim predlogom, možemo ga direktno umetnuti u polje za odgovor. Prema potrebi možemo da ga ručno doradimo ili dodatno prilagodimo novim uputstvom.
AI uzima u obzir kompletnu komunikaciju
Prilikom pripreme odgovora AI ne uzima u obzir samo poslednju poruku klijenta, nego pregleda celokupni kontekst zahteva. To uključuje primljene i poslate e-mailove kao i interne komentare koje su dodali saradnici.
Zato u uputstvu ne moramo ponovno da kopiramo celokupnu komunikaciju niti detaljno opisujemo šta se u zahtevu već događalo. AI može da prepozna važne informacije i smisleno ih upotrebi prilikom pripreme odgovora.
Ako je, na primer, saradnik u internom komentaru zapisao zaključke ili predloženo rešenje, AI-ju možemo zadati: „Pripremi odgovor klijentu na bazi poslednjeg internog komentara.”
AI će sadržaj komentara uzeti u obzir pri pripremi predloga. Pre slanja ipak moramo proveriti da li su sve uključene informacije primerene za komunikaciju sa klijentom.
Odgovor ne moramo da pripremamo ispočetka
Ako prvi predlog nije u potpunosti odgovarajući, ne moramo početi ispočetka. Intrix pamti poslednji predloženi odgovor pa ga dodatnim uputstvima možemo postupno dopunjavati i prilagođavati.
AI-ju, na primer, možemo zadati da skrati odgovor, napiše ga ljubaznijim tonom, ukloni tehničke pojedinosti ili doda određenu informaciju. Pri obradi novog uputstva uzeće u obzir već pripremljeni tekst i prilagoditi ga na odgovarajući način.
Ako je prvi odgovor predug, možemo jednostavno napisati: „Skrati odgovor i zadrži samo ključne informacije.”
Ako želimo uključiti još neki podatak, možemo napisati: „Dodaj i pitanje da li klijentu odgovara predloženi termin.”
Na taj način odgovor možemo oblikovati u više koraka, sve dok ne bude odgovarao sadržaju zahteva i načinu komunikacije našeg preduzeća.
Odgovor uvek pregledamo pre slanja
AI nam pomaže da brže pripremimo nacrt odgovora uzimajući u obzir informacije koje su već zabeležene u Help Desku. Uprkos tome, pre slanja moramo proveriti tačnost podataka, primerenost tona i celokupan sadržaj poruke.
Prema potrebi tekst možemo dodatno ručno dopuniti, a zatim ga poslati na isti način kao i ostale odgovore u Intrix Help Desku.
Upotrebom AI-ja u Intrix Help Desku možemo brže dobiti pregled dosadašnje komunikacije i pripremiti nacrt odgovora koji zatim prilagođavamo konkretnoj situaciji. Tako pojednostavljujemo svakodnevni rad, lakše sarađujemo unutar tima i više vremena posvećujemo sadržaju zahteva i kvalitetnoj komunikaciji sa klijentom.
Slovenački
Hrvatski
Srpski
Engleski
