Upravljanje projektima je umetnost stvaranja projektnih planova i njihovo sprovođenje u delo. I još kada bi sve bilo tako jednostavno…
Za uspešan projekat zapravo ćete morati da okupite projektni tim i pratite njegov napredak. Moraćete da upravljate očekivanjima naručioca. Moraćete da predvidite probleme koji se mogu izbeći i rešiti one koje niste očekivali.
Ako vam sve ovo zvuči poznato i iscrpljujuće, na pravom ste mestu. U ovom tekstu ćemo proći osnove upravljanja projektima, raščlaniti šta je to projekat, koje su ključne komponente i faze upravljanja projektima ali i kako osigurati efikasno izvršavanje projekata.
Nadamo se da ćemo Vam svojim iskustvom i savetima barem malo olakšati svakodnevni život.
Pa da počnemo.
Šta je projekat?
Projekat je niz privremenih zadataka koji postoje kako bi se postigao određeni cilj odnosno rezultat. Svaki projekat imaće unapred dogovorene i jedinstvene ciljeve i projektni plan, budžet, vremenske okvire, zadatke i očekivane rezultate. Projekat takođe može uključivati ljude iz različitih timova u organizaciji koji su okupljeni kako bi se postigao određeni cilj.
Kako funkcioniše upravljanje projektima?
Upravljanje projektom je proces koji usmerava rad tima na postizanje svih zadatih ciljeva projekta u okviru određenih parametara.
Poanta upravljanja projektima je stvoriti efikasan projekat koji ispunjava cilj. To se može postići samo jasnim planom i organizacijom. Evo 5 glavnih koraka koje bi kvalitetno upravljanje projektom trebalo da ima:
- Odfeđivanje ciljeva
- Planiranje
- Izvršenje (Implementacija)
- Praćenje
- Zaključak
Pogledajmo onda šta svaki od koraka sadrži.
1. Određivanje ciljeva
U prvom koraku najvažnije je stvoriti kvalitetne temelje projekta. Kao i kod svakog dobrog projekta, priprema je ključna kako bi se osiguralo da je završen na vreme i u skladu sa budžetom.
Šta je važno odrediti?
- vreme – očekivano trajanje rada
- troškovi – budžet dodeljen za rad
- okvir – koje će inovacije ili promene projekat doneti sa sobom
- kvalitet – standard rezultata projekta
Povećanje ili smanjenje bilo koje od ovih komponenti uticaće na ostale. Na primer, smanjenje vremena dodeljenog za završetak projekta takođe će smanjiti količinu posla koji se može obaviti (okvir), a to zatim može uticati na kvalitet i cenu projekta.
2. Planiranje
Tokom ove faze postavljaju se ključne prekretnice i datumi, uključujući konačni datum završetka projekta. Jasnim definisnjem vremenskog okvira projekta osiguravate da se svi članovi tima kreću ka istom cilju. Ovo će vas spasiti od zabune i nereda kada naiđete na prepreke.
Faza planiranja uključuje:
- Odabir članova tima,
- opis rezultata,
- procenu resursa,
- određivanje srodnih aktivnosti.
3. Izvršenje/Implementacija
Ovde počinje prava akcija. 😉
Faza sprovođenja projekta često je najduža i najsloženija faza u životnom ciklusu projekta. Ako niste pažljivi, vaš tim može skrenuti sa puta, naići na probleme u komunikaciji ili prestati da prati pažljivo postavljene procedure.
Nakon što ste uložili vreme i druge resurse u svoj plan sprovođenja projekta, morate biti sigurni da možete ispuniti svoje planove. Ovo je vreme kada krećemo u realizaciju svih planiranih aktivnosti koje će osigurati da se projekti sprovedu na najbolji mogući način.
Sprovođenje projekta obično uključuje tri glavne komponente:
- Praćenje plana – u fazi izvođenja projekta morate pratiti unapred organizovane procese i njihov redosled (koji ste planirali u fazi planiranja), bez nejasnoća i međupromena.
- Upravljanje timom – važno je motivisati, podsticati i bodriti svoj tim, a pre svega stvoriti okruženje u kojem je povratna informacija uvek dobrodošla. Ako neko od vaših kolega primeti grešku u vašem projektu, želite da odmah objasni svoju zabrinutost, što bi moglo da bude ono što će sprečiti greške ili kašnjenja u procesu.
- Distribucija informacija – uključite svoje klijente i kolege tokom faze implementacije projekta. Zakažite redovne sastanke kako biste informisali sve kolege o napretku projekta. Na taj način možete sprečiti skupe nesporazume i kašnjenja, a ujedno menjati dogovorene rezultate i shodno tome planirati rad na njima.
4. Praćenje projekata
Ne ide uvek svaki projekat po planu. Troškovi mogu premašiti početni budžet, članovi tima mogu propustiti svoje rokove zbog povećanja opsega posla, učesnici se mogu iznenada povući…
Ali upravo su ti problemi odlična prilika za učenje kako bi se utvrdilo šta je pošlo naopako u samom planu projekta.
To pomaže ljudima koji upravljaju projektima da odgovore na pitanje: u kojoj fazi projekta se nalazimo u poređenjeu sa onim gde bismo trebali da budemo na osnovu plana projekta?
Praćenje projekta ili tzv Faza “kontrole” projekta uključuje pregled informacija koje ste prikupili praćenjem i donošenje odluka na osnovu njih (na primer ukoliko je potrebno prilagoditi rasporede ili ubrzati određene procese kako bismo ispoštovali rokove?).
Redovni, dosledni pregled statusa projekta
Bilo da upravljate građevinskim projektom ili lansirate novi proizvod, potrebna vam je vidljivost u stvarnom vremenu za praćenje vaših projekata i donošenje odluka na osnovu podataka.
Korišćenje odgovarajuće projektne dokumentacije i alata
Dobijajte izveštaje o tekućim projektima i procenite ključne pokazatelje uspešnosti (KPI). Pregled izveštaja može vam pomoći da shvatite kako vaš tim radi u odnosu na svoje ciljeve i utvrdite u kojim je koracima projekat počeo odstupati od plana. U tome vam mogu pomoći vizualni alati za upravljanje projektima kao što su Kanban i Gantt dijagram, koji će vam omogućiti da na jednostavan način pokažete napredak projekta ključnim učesnicima u stvarnom vremenu.
5. Zaključak
Saopštavate svom timu. Faza zatvaranja projekta službeno označava kraj projekta i daje konkretan plan za sledeće korake—bilo da je to prenos vlasništva nad projektom na drugi tim, pokretanje novog projekta za poboljšanje vašeg rada ili uključivanje naučenih lekcija u buduće projekte.
Svoj proces zatvaranja projekta možete prilagoditi potrebama svog tima, ali nemojte zaboraviti na nekoliko ključnih koraka:
- Sprovedite završne testove kako biste bili sigurni da rezultat vašeg projekta ispunjava očekivanja (na primer, testiranje funkcionalnosti nakon pokretanja kako biste bili sigurni da i dalje radi ili proverite svoj konačni rezultat sa učesnicima).
- Proverite svoj projektni plan kako biste završili nedorečene stvari i bili sigurni da niste ništa zaboravili.
- Dovršite administrativne zadatke kao što je ažuriranje dokumentacije, finalizacija budžeta projekta i preraspodela resursa.
- Prenesite beleške i sledeće korake svim učesnicima.
- Organizujte tzv. post mortem sastanak na kojem još jednom podvučete sve dobro i manje dobro izvršene zadatke i procese i dajete svom timu priliku da pruži povratnu informaciju.
- Napišite završni izveštaj u kom opisujete kako je vaš projekat uspeo u odnosu na svoje ciljeve.
Postignite svoje ciljeve uz alate za upravljanje projektima
Uspešna koordinacija projekata i kasnije postizanje postavljenih ciljeva takođe uveliko zavisi od sistema odnosno alata koji vam mogu biti najbolji pomoćnici u upravljanju projektima. Oni su dostupni svima koji vode projekte kao i timu i daju potpuni pregled projekata i svih projektnih aktivnosti na jednom mestu. Zato je naša preporuka da odaberete kvalitetan alat, npr. Intrix sistem za upravljanje projektima – prilagođen vašim potrebama, za uspešno sprovođenje projekata od početka do kraja.
Želimo Vam uspešno vođenje Vaših projekata!
Goran Filipović
Head of sales Serbia
Head of sales Serbia
Slovenački
Hrvatski
Srpski
Engleski
