Tijekom rada u Help Desku u pojedinom se zahtjevu s vremenom može prikupiti veći broj primljenih i poslanih poruka, internih komentara te važnih informacija o dosadašnjem tijeku rješavanja. Prije pripreme odgovora ili nastavka rada zato često najprije moramo pregledati cijelu komunikaciju i provjeriti što je već dogovoreno.
U tome nam može pomoći umjetna inteligencija integrirana izravno u Intrix Help Desk. AI poznaje sadržaj zahtjeva te nam pomaže brže razumjeti komunikaciju i pripremiti odgovarajući odgovor.
Kako nam AI pomaže u svakodnevnom radu?
AI nam ponajprije pomaže kada trebamo brzo razumjeti sadržaj dulje komunikacije ili pripremiti odgovor koji uzima u obzir sve važne informacije. Budući da radi izravno unutar zahtjeva, sadržaj ne moramo kopirati u druge alate niti ga ponovno opisivati u uputama.
Na jednom mjestu možemo pripremiti sažetak dosadašnje komunikacije, provjeriti ključne zaključke i zatim oblikovati odgovor za klijenta. Tako trošimo manje vremena na pregledavanje cijele povijesti, lakše nastavljamo rad suradnika i smanjujemo mogućnost da u odgovoru previdimo važan podatak.
AI nam može pomoći i pri oblikovanju teksta. Pripremljeni odgovor možemo skratiti, dopuniti, napisati formalnijim tonom ili prilagoditi načinu komunikacije našeg poduzeća. Završni tekst ipak uvijek pregledavamo i prema potrebi ručno uređujemo.
Sažimanje komunikacije u Help Desku
Kada zahtjev sadržava više poruka, može biti teško brzo prepoznati srž komunikacije i utvrditi što je tijekom njegove obrade već napravljeno.
Uz pomoć umjetne inteligencije u Intrixu možemo pripremiti sažetak cjelokupne komunikacije povezane sa zahtjevom. Sažetak obuhvaća ključne informacije iz poruka i pomaže nam da se brzo upoznamo s dosadašnjim tijekom obrade.
Kada u zahtjev stignu novi odgovori, sažetak možemo osvježiti klikom na gumb. Prema potrebi možemo ga i sakriti.
Tako brže dobivamo pregled zahtjeva, lakše razmjenjujemo informacije među suradnicima i učinkovitije nastavljamo njegovu obradu.
Kako uz pomoć AI-ja pripremiti odgovor u Intrix Help Desku?
Nakon što se upoznamo sa sadržajem zahtjeva, umjetnu inteligenciju možemo upotrijebiti i za pripremu odgovora klijentu. AI pritom uzima u obzir cijeli kontekst zahtjeva, uključujući primljene i poslane e-mailove te interne komentare suradnika.
Na temelju naših uputa priprema nacrt odgovora koji prije slanja možemo pregledati, dopuniti ili prilagoditi.
Priprema prvog nacrta odgovora
Kada želimo pripremiti odgovor, u uređivaču kliknemo ikonu AI-ja. Ikona je dodatno vizualno istaknuta kako bismo je mogli brzo pronaći tijekom pripreme poruke.
Zatim unosimo kratku uputu kojom objašnjavamo kakav nam je odgovor potreban. AI-ju, primjerice, možemo zadati da pripremi ljubazan odgovor, klijentu objasni sljedeći korak ili sažme zaključke iz dosadašnje komunikacije.
Uputa može biti jednostavna, primjerice: „Obavijesti klijenta da ćemo provjeriti o čemu je riječ i odgovoriti mu u najkraćem mogućem roku.” Možemo upotrijebiti i uputu: „Pripremi odgovor na temelju posljednje primljene poruke.”
Na temelju upute umjetna inteligencija priprema prijedlog teksta u prozoru „AI asistent”. Ako smo zadovoljni pripremljenim prijedlogom, možemo ga izravno umetnuti u polje za odgovor. Prema potrebi možemo ga ručno urediti ili dodatno prilagoditi novom uputom.
AI uzima u obzir cijelu komunikaciju
Pri pripremi odgovora AI ne uzima u obzir samo posljednju poruku klijenta, nego pregledava cijeli kontekst zahtjeva. To uključuje primljene i poslane e-mailove te interne komentare koje su dodali suradnici.
Zato u uputu ne moramo ponovno kopirati cijelu komunikaciju ni detaljno opisivati što se u zahtjevu već događalo. AI može prepoznati važne informacije i smisleno ih upotrijebiti pri pripremi odgovora.
Ako je, primjerice, suradnik u internom komentaru zapisao zaključke ili predloženo rješenje, AI-ju možemo zadati: „Pripremi odgovor klijentu na temelju posljednjeg internog komentara.”
AI će sadržaj komentara uzeti u obzir pri pripremi prijedloga. Prije slanja ipak moramo provjeriti jesu li sve uključene informacije primjerene za komunikaciju s klijentom.
Odgovor ne moramo pripremati ispočetka
Ako prvi prijedlog nije u potpunosti odgovarajući, ne moramo početi ispočetka. Intrix pamti posljednji predloženi odgovor pa ga dodatnim uputama možemo postupno dopunjavati i prilagođavati.
AI-ju, primjerice, možemo zadati da skrati odgovor, napiše ga ljubaznijim tonom, ukloni tehničke pojedinosti ili doda određenu informaciju. Pri obradi nove upute uzet će u obzir već pripremljeni tekst i prilagoditi ga na odgovarajući način.
Ako je prvi odgovor predug, možemo jednostavno napisati: „Skrati odgovor i zadrži samo ključne informacije.”
Ako želimo uključiti još neki podatak, možemo napisati: „Dodaj i pitanje odgovara li klijentu predloženi termin.”
Na taj način odgovor možemo oblikovati u više koraka, sve dok ne bude odgovarao sadržaju zahtjeva i načinu komunikacije našeg poduzeća.
Odgovor uvijek pregledavamo prije slanja
AI nam pomaže brže pripremiti nacrt odgovora uzimajući u obzir informacije koje su već zabilježene u Help Desku. Unatoč tome, prije slanja moramo provjeriti točnost podataka, primjerenost tona i cjelokupan sadržaj poruke.
Prema potrebi tekst možemo dodatno ručno dopuniti, a zatim ga poslati na isti način kao i ostale odgovore u Intrix Help Desku.
Upotrebom AI-ja u Intrix Help Desku možemo brže dobiti pregled dosadašnje komunikacije i pripremiti nacrt odgovora koji zatim prilagođavamo konkretnoj situaciji. Tako pojednostavljujemo svakodnevni rad, lakše surađujemo unutar tima i više vremena posvećujemo sadržaju zahtjeva te kvalitetnoj komunikaciji s klijentom.
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
