Nakon sastanka s klijentom često slijedi još dosta posla. Potrebno je zabilježiti o čemu se razgovaralo, koje je potrebe klijent istaknuo, što je dogovoreno i koji su sljedeći koraci.
Ako zapisnik pripremate ručno, to može oduzeti dosta vremena. Osim toga, dio važnih informacija može se izgubiti, ostati u osobnim bilješkama ili biti unesen u CRM sustav tek nekoliko dana kasnije.
Zato smo Intrix nadogradili novom mogućnošću povezivanja s alatima za snimanje i transkripciju sastanaka. Nakon razgovora transkript se automatski prenosi u Intrix, a umjetna inteligencija ga pretvara u pregledan zapisnik s ključnim informacijama, dogovorima i sljedećim koracima.
Tako se važne informacije sa sastanka pohranjuju izravno ondje gdje su potrebne prodajnom timu.
- Povezivanje s alatima koje već upotrebljavate
- Kako nastaje zapisnik u Intrixu?
- Sažetak prilagođen potrebama poduzeća
- Što povezivanje donosi vašem timu?
- Manje administrativnog posla
- Bolja priprema za sljedeći kontakt
- Cjelovita povijest klijenta na jednom mjestu
- Od sastanka do upotrebljivog zapisnika
- Želite automatski pohranjivati zapisnike sastanaka u Intrix?
Povezivanje s alatima koje već upotrebljavate
Za snimanje, transkripciju i sažimanje online sastanaka dostupna su različita rješenja, među kojima su poznatiji Fathom, Fireflies.ai i drugi. Takvi alati poduzećima omogućuju da zabilježe sadržaj razgovora bez ručnog vođenja bilješki te nakon sastanka dobiju transkript.
Povezivanje s Intrixom nije ograničeno samo na navedene alate. Intrix možemo povezati i s drugim sustavom za snimanje i transkripciju sastanaka koji već upotrebljavate u poduzeću, pod uvjetom da podržava odgovarajući način povezivanja ili prijenosa podataka. Mogućnosti povezivanja zato prethodno provjeravamo za svako odabrano rješenje.
Korisnici pritom ne moraju mijenjati postojeći alat ni prilagođavati način održavanja sastanaka. Odabrano rješenje snima razgovor i priprema transkript, dok Intrix dodatno obrađuje sadržaj, izrađuje strukturirani zapisnik i pohranjuje ga uz odgovarajući sastanak odnosno klijenta.
Kako nastaje zapisnik u Intrixu?
Prije početka online sastanka korisnik pokreće odabrani alat za snimanje i transkripciju razgovora. Nakon toga postupak se odvija automatski:
- Alat tijekom sastanka snima razgovor i nakon njegova završetka priprema transkript.
- Transkript se putem integracije prenosi u izvještaj sa sastanka u Intrixu.
- Intrix obrađuje sadržaj uz pomoć umjetne inteligencije.
- Na temelju uputa prilagođenih potrebama poduzeća izrađuje strukturirani zapisnik.
Završni zapisnik pohranjuje se uz odgovarajući sastanak odnosno klijenta, pa je zajedno s drugim važnim informacijama dostupan izravno u CRM sustavu.
Sažetak prilagođen potrebama poduzeća
Svako poduzeće tijekom sastanaka prati nešto drukčije informacije. Prodajni tim možda želi istaknuti potrebe klijenta, njegove nedoumice, dogovorene sljedeće korake i vjerojatnost nastavka suradnje. Projektnom timu, s druge strane, potreban je jasan pregled zahtjeva, odgovornosti i rokova.
Zato je moguće odrediti koje informacije umjetna inteligencija treba prepoznati u transkriptu i kako ih treba rasporediti u izvještaju.
Sažetak, primjerice, može sadržavati:
- glavne teme razgovora
- potrebe i izazove klijenta
- predstavljena rješenja
- pitanja ili nedoumice sugovornika
- donesene odluke
- dogovorene zadatke odgovorne osobe
- sljedeće korake i predviđene rokove
Upute za izradu sažetka oblikuju se prema potrebama i načinu rada pojedinog poduzeća. Zapisnici zato nisu samo općeniti sažeci razgovora, nego sadržavaju informacije koje su timu zaista potrebne za nastavak rada.
Što povezivanje donosi vašem timu?
Povezivanje ne pojednostavljuje samo pripremu zapisnika, nego i daljnji rad nakon sastanka.
Manje administrativnog posla
Korisnik nakon sastanka ne mora ručno pripremati cijeli izvještaj ni prepisivati ključne informacije iz transkripta. U Intrixu ga već čeka pripremljen zapisnik koji može pregledati i prema potrebi dopuniti.
Tijekom razgovora zato se može više usredotočiti na sugovornika, postavljati dodatna pitanja i aktivno sudjelovati.
Bolja priprema za sljedeći kontakt
Prije sljedećeg poziva, predstavljanja rješenja ili pripreme ponude prodajni predstavnik može brzo provjeriti potrebe klijenta, postignute dogovore i sljedeće korake.
Važne informacije ne mora tražiti u transkriptima, e-mailovima, kalendaru ili osobnim bilješkama jer su objedinjene izravno u Intrixu.
Cjelovita povijest klijenta na jednom mjestu
Zapisnici sastanaka postaju dio povijesti klijenta u Intrixu, zajedno s e-mailovima, aktivnostima, ponudama i prodajnim prilikama.
Tako su ključne informacije dostupne cijelom timu, čak i kada u komunikaciji sudjeluje više osoba ili je preuzme drugi suradnik.
Od sastanka do upotrebljivog zapisnika
Dobar sastanak ne završava posljednjom izgovorenom riječju, već jasno zabilježenim dogovorima i sljedećim koracima. Povezivanjem odabranog alata za transkripciju sastanaka s Intrixom taj proces može biti brži i zahtijevati manje ručnog rada.
Tako zapisnici postaju korisna osnova za daljnju komunikaciju, prodajne aktivnosti i suradnju cijelog tima.
Ipak, preporučujemo da svaki pripremljeni zapisnik nakon sastanka kratko pregledate i prema potrebi dopunite. Pretvaranje govora u tekst ovisi o više čimbenika, poput kvalitete mikrofona, pozadinske buke i načina govora sugovornika, pa se povremeno mogu pojaviti manje netočnosti. Kratkim pregledom osiguravate da su podaci u CRM-u potpuno pouzdani.
Želite automatski pohranjivati zapisnike sastanaka u Intrix?
Ako već upotrebljavate alat za snimanje i transkripciju sastanaka, zajedno možemo provjeriti mogućnosti njegova povezivanja s Intrixom te odrediti koje informacije treba sadržavati vaš zapisnik.
Integracija se uključuje prema dogovoru i prilagođava načinu rada vašeg poduzeća. Za više informacija obratite se našem timu na [email protected], koji će vam predstaviti mogućnosti povezivanja i pomoći pri uključivanju rješenja u vaš Intrix.
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
