Neovisno o projektu koji vodite, potreban vam je modus za planiranje i pohranjivanje svojeg rada. Ne samo da morate voditi računa tko i kad počinje, već Vam je potreban i model za jednostavnu vizualizaciju svih fleksibilnih dijelova i informacija kojim upravljate. Pročitajte što je potrebno za uspješno upravljanje projektima.
Razni popis i tablice nekad su bili alati kojima smo se služili. No sada znamo da te tablice i popisi su beskonačne veličine dokumenata s najsitnijim detaljima projekta, u nepreglednim tablicama koje je teško pročitati a kamoli razumijeti. Na pitanje u kojoj je fazi projekt, trebalo nam pola dana da pregledamo sve dokumente i damo odgovor na to pitanje. Moramo si priznati da je današnje poslovno okruženje toliko brzo da jednostavno više takvi popisi i tablice nisu funkcionalne, a ni mi nemamo više vremena na traženje po bespućima excel tablica.
Upravo u tom trenutku nastupa vizualno upravljanje zadataka i projakata, koji Vam omogućava spremanje vaših projekata na jednostavan i zabavan naćin. Od brzog planiranja, izvedbe i praćanje napredka. U ovom blogu budemo Vam pojasnili zašto bi i vi trebali prihvatiti novi naćin upravljanja projektima.
Zašto vizualizacija projekata?
Istraživanja pokazuju, da vaš mozag obrađuje slike u približno 13 milisekunde, upravo zato su vizualni alati učinkoviti alati za vođenje projekata. A pri tom omogučuju i jednostavno prikazivanje i spremanje informacija.
Uz vizualno vođenje projekata kao što je kalendar, Gantogram, Kanban učinkovito ćete planirati i upravljati projektima. Ti alati vam omogućuju vizualni pregled napretka projekta i na brz i jednostavan način pogled na kljućne rezultate i informacije već na prvi pogled.
Koje su prednosti vizualnog upravljanja projektima?
- Poboljšanje komunikacije na svim razinama projekta
- Optimizacija vremena, jer na jednom mjestu možete pratiti napredak projekata i zadataka
- Preglednost cijelog projekta i lakše prepoznavanje prepreka koje vas usporavaju
- Omogućuje vam donošenje odluka na temelju podataka koji su vam važni
BRIGITA KOVAČEVIĆ
INTRIX CONSULTANT
Pet najboljih alata vizualnog upravljanja projektom
1. Gantogram
![gantogram-vizualno-upravljanje-projektima-intrix gantogram-upravljanje-projektima-blog-intrix](https://www.intrix.si/app/uploads/sites/2/2022/07/gantogram-vizualno-upravljanje-projektima-intrix-1024x518.png)
Gantogrami ili rokovi projekta vrlo su korisni za projekte s određenim datumima početka i završetka. Oni vam pomažu organizirati cijeli raspored projekta i upravljanje zadacima. Na taj način svi koji sudjeluju u zadatku su upoznati s rokovima i vremenom potrebnim za svaki zadatak.
Glavna svrha Gantograma je dati vam vizualni pregled svih projekata i zadataka na vremenskoj traci i pomoći vam u upravljanju zadacima.
Omogućuje vam dodavanje, uređivanje i pregled projekata i zadataka te njihovo premještanje u hodu prema fazi u kojoj se nalaze. Projekti kojima se lako upravlja na gantogramu su lansiranje proizvoda, upravljanje kampanjama, planiranje događaja i mnogi drugi.
2. Nadzorna tabla (Dashboard)
![nadzorna-ploča-vizualno-upravljanje-projektima-intrix nadzorna-ploća-upravljanje-projektima-blog-intrix](https://www.intrix.si/app/uploads/sites/2/2022/07/nadzorna-ploca-vizualno-upravljanje-projektima-intrix-1024x687.png)
Nadzorna ploča vam na jednom mjestu ističe sve važne informacije o projektu i prikazuje vam cjelokupni napredak projekta. Možete koristiti ovaj vizualni alat za provjeru statusa zadatka, praćenje KPI-ja i upravljanje ključnim resursima.
To vam omogućuje da budete brži i operativniji u svom radu, a ujedno vam pomaže da na temelju podataka prikupljenih na jednom mjestu donosite strateške odluke za svoju tvrtku.
3. Kanban vizualni pogled
![kanban-vizualno-upravljanje-projektima-intrix kanban-upravljanje-projektima-blog-intrix](https://www.intrix.si/app/uploads/sites/2/2022/07/kanban-vizualno-upravljanje-projektima-intrix-1024x559.png)
Kanban je vizualni prikaz svih zadataka koji su definirani u pojedinom projektu. Ovi su zadaci organizirani u stupce. Na jednom mjestu možete vidjeti rokove projekata, prioritete i nositelje pojedinih zadataka. Kada su zadaci dovršeni, premještaju se u sljedeći status u kanban stupcu, što vam omogućuje da na prvi pogled identificirate napredak zadatka.
U svom najjednostavnijem obliku sadrži tri stupca: Dodijeljeno, U tijeku i Dovršeno. Stavite svoje zadatke u stupac “Dodijeljeno” za početak, premjestite ih u stupac “U tijeku” dok radite na svakom zadatku, a zatim ih konačno premjestite u stupac “Dovršeno” dok dovršavate zadatak.
Zbog svoje iznimne transparentnosti, Kanban metoda se može koristiti u svim područjima života: za hobije, školske obveze ili na poslu.
4. Organizator
![planer-vizualno-upravljanje-projektima-intrix planer-upravljanje-projektima-blog-intrix](https://www.intrix.si/app/uploads/sites/2/2022/07/planer-vizualno-upravljanje-projektima-intrix-1024x477.png)
Organizator vam nudi sveobuhvatan pregled i raspored svih vaših resursa na jednom mjestu. Usko je povezan sa svim vašim podacima (aktivnosti, sastanci, projekti, zadaci…) i prikazuje zauzetost svih resursa na jednoj vremenskoj crti. Možete transparentno i jednostavno upravljati različitim resursima, poput osoblja, opreme, voznog parka, prostora i slično.
5. Kalendari
![kalendar-vizualno-upravljanje-projektima-intrix kalendar-upravljanje-projektima-blog-intrix](https://www.intrix.si/app/uploads/sites/2/2022/07/kalendar-vizualno-upravljanje-projektima-intrix-1024x557.png)
Kalendari su jednostavni i korisni posebno kada imate nekoliko zadataka s različitim rokovima. Pomažu vam u praćenju statusa i rokova projekta i zadataka te unaprijed planiraju uspješno izvršenje.
U njima možete upravljati raznim vrstama aktivnosti koje pripisujete projektima i klijentima: zadacima, sastancima, pozivima, uslugama itd. Istodobno možete vidjeti i rasporede svog tima, što omogućuje učinkovito praćenje popunjenosti i planiranje projektnog tima.
Za svaki sastanak ili zadatak također možete postaviti podsjetnike za sebe ili tim putem SMS-a, e-pošte ili push poruke.
U kojem sustavu se ti alati nalaze?
Jeste li znali da statistike pokazuju da približno 48% svih organizacijskih projekata nije dovršeno na vrijeme. Osigurajte se da ne budete u toj statistici. Koristeći gore navedene alate za vizualizaciju, moći ćete vidjeti širu sliku bez propuštanja ključnih detalja.
Intrix sustav za upravljanje projektima vrlo je jednostavan za korištenje i pruža vam sve vizualne alate za upravljanje projektima koji će vam ikada trebati. Prijavite se za besplatno testno razdoblje već danas!