Svaki poduzetnik se na svom poslovnom putu susreće s ERP sustavom kao i CRM sustavom. Kod oba se isprepliću (potencijalne) kupci, ponude, narudžbe, radni nalozi itd. i u određenom trenutku postavlja se pitanje koji između dviju zaista trebamo.
Što je ERP sustav?
Planiranje resursa poduzeća (Enterprise Resource Planning), odnosno ERP, odnosi se na vrstu softvera koji organizacije koriste za upravljanje svakodnevnim poslovnim aktivnostima, poput računovodstva, nabave, upravljanja projektima, upravljanja rizicima i usklađenosti te operacija u lancu opskrbe.
Sveobuhvatni ERP paket također uključuje upravljanje poslovnim učinkom, softver koji pomaže u planiranju, budžetiranju, predviđanju i izvještavanju o financijskim rezultatima organizacije.
ERP sustavi povezuju niz poslovnih procesa i omogućuju protok podataka između njih. Prikupljanjem podataka organizacije iz više izvora, ERP sustavi uklanjaju dupliciranje podataka i osiguravaju integritet podataka putem jednog izvora istine.
Danas su ERP sustavi ključni za upravljanje tisućama poduzeća svih veličina i u svim industrijama. Za ta poduzeća ERP je jednako neophodan kao i električna energija koja održava svjetla upaljenima.
ERP sustav kao temelj poslovanja poduzeća
ERP poslovni ili računovodstveni sustav je po pravilu temelj poslovanja svakog poduzeća. Financije i s tim povezane ponude, računi, zalihe, putni nalozi, itd. su izrazito značajne komponente poslovanja, zato je i dobro uvesti ERP ili računovodstveni sustav, na kojem će se temeljiti poslovanje.
U slučaju da poduzeće odluči zamijeniti svoj ERP sustav, savjetujemo da najprije uvedu novi ERP sustav, i tek zatim CRM sustav s mogućim povezivanjem i integracijom s ERP sustavom.
U regiji se najčešće susrećemo sa sljedećim ERP sustavima: Datalab Pantheon, SAOP iCenter, AccountingBox, Navision, Perftech Largo, Vasco, Minimax i SAP. Manja poduzeća i poduzetnici često si pomažu i s tablicama, no puno koristi, uštede vremena i bolju organiziranost mogu doprinijeti već i jednostavniji računovodstveni sustavi.
ERP i CRM u jednom sustavu?
Na tržištu možemo pronaći ERP sustave, koji također nude osnovni modul za CRM. Ti sustavi obično omogućuju samo jednostavne funkcionalnosti CRM-a, što uglavnom nije dovoljno (jer nikako ne nude koristi i pregleda u aktivnosti, kao što ih omogućuju klasični CRM sustavi), ali si s njima možete pomoći u određenoj mjeri. Tako prije ili kasnije, dolazimo do toga da su u poslovanju potrebna najmanje dva sustava – ERP i CRM, koji su, u idealnom slučaju, međusobno povezani.
Koristi povezivanja ERP i CRM sustava
Veza između dva sustava nije nužno potrebna, ali donosi mnogo prednosti. Ovdje govorimo uglavnom o dvostrukim unosima, kojih u slučaju veze između dva sustava nema. U praksi naime potencijalni kupac prvo se nalazi u CRM sustavu, gdje ga tijekom prodajnog procesa vodimo kroz ponudu do narudžbe.
Često već u fazi pripreme ponude informacije o klijentima također su potrebne i u ERP sustavu. Ako veze između ERP i CRM sustava nema potrebno je ručno unošenje podataka, što može dugo trajati. U slučaju povezanosti između sustava prijenos podataka je automatiziran.
Koje područja obuhvaća ERP?
Kao što smo već spomenuli na početku, ERP poslovni sustav pokriva osnovna područja poslovanja poduzeća i ovisi o tome da li poduzeće nudi proizvode ili neku uslugu. ERP sustavi omogućuju upravljanje cjelokupnog lanca proizvodnje od kupnje, popunjenosti proizvodnje, financijskih aspekata poslovanja, zaliha, radnih i putničkih naloga, izdavanja faktura, fiskalne blagajne, obračuna plaća, PDV-a itd.
Također je vrlo važno da ERP sustavi budu u skladu sa zakonodavstvom na tržištu na kojem poduzeće posluje.
Koja područja obuhvaća CRM?
Potencijalni klijenti obično nisu dio ERP sustava, već CRM sustava, koji se uglavnom fokusira na (potencijalne) klijente. Na jednom mjestu, CRM čuva organiziranu bazu podataka o potencijalnim i postojećim kupcima, upitima ili prodajnim prilikama, aktivnosti s klijentima, organiziranih na kalendarima zaposlenika i uredan servisno-reklamacijski dio za najbolji servis i nakon uspješnog završetka prodaje.
CRM sustav tako obuhvaća područja stjecanja poslova, organizaciju prodaje ili internih aktivnosti (sastanci, zadaci) i servisno-reklamacijski dio poslovanja poduzeća.
ERP, CRM ili oboje?
Odgovor na ovo pitanje nije potpuno jednoznačan. Za poduzeća koje upravljaju svojim financijama preko tablica i ostalih dokumenata za početak svakako bi savjetovali uvođenje poslovnog ERP sustava.
Na taj ćete način imati financije sređene u centralnom sustavu, a time pregled o prodaji, ponudama, izdatih i dobivenih faktura itd.
Za većinu poduzeća, one s 5 i više zaposlenih (od čega su najmanje 2 u prodaji) uz ERP sustav svakako preporučujemo da koristite i CRM sustav. U vašem slučaju CRM vjerojatno neće biti povezan s ERP sustavom, a možda to u ovoj fazi poslovanja to nije ni toliko potrebno.
Treća skupina poduzeća su ona koja žele postići 360° pogled na klijente u pravom smislu te riječi. U ovom slučaju, CRM sustav će morati biti tijesno integriran s ERP sustavom. CRM sustav će na ovsj način omogućiti potpuni uvid u sve prodajne aktivnosti s (potencijalnim) klijentima, kao i narudžbe, financijsko stanje kupaca, prošlim fakturama te drugim relevantnim informacijama o klijentima.
Sve to će također biti dostupno na mobilnim uređajima, bilo gdje i bilo kada.
Prednosti integracije
U slučaju Intrix CRM aplikacije, integracija s ERP sustavima donosi dodatne benefite koji poboljšavaju ukupnu učinkovitost poslovanja:
- Preglednost podataka – unos klijenta vrši se u CRM-u, a veza ili sinkronizacija automatski će se pobrinuti da se podaci prenesu u ERP. Sve u nekoliko klikova i bez duplih unosa.
- Ušteda vremena – CRM sustav može automatski kreirati poduzeće i kontakt osobu u vašem ERP-u, a istovremeno se stvara i novi predložak ponude, koju u ERP sustavu samo treba dopuniti stavkama i potom poslati klijentu. Sve otvorene i istekle ponude bit će vidljive i u CRM sustavu.
- Smanjena mogućnost pogrešaka – Povezanost ponuda između sustava može biti dvosmjerna. To znači da, u slučaju potvrđene ponude, status možete promijeniti bilo u CRM-u ili ERP sustavu – status će se automatski ažurirati i u drugom sustavu.
- Detaljan pregled klijenta – povezivanjem s ERP sustavom u CRM obično se prenosi i financijska kartica, koja vam pruža uvid u financijsko poslovanje s klijentom. Tako ste pravovremeno upozoreni na dospjele fakture, pad narudžbi najprodavanijih proizvoda itd.
- Automatizirani procesi – post prodajne aktivnosti ili follow-up dio su prodaje bez kojeg je danas teško poslovati. U poduzeću možemo, na temelju određenih obrazaca, odrediti automatske zadatke za voditelja klijenata (npr. poziv klijentu koji nije naručio već godinu dana), a obavijest putem e-maila o otpremljenoj isporuci može dobiti i klijent.
Kako pristupamo integraciji ERP i CRM sustava
Budući da povezivanje s ERP sustavom uključuje suradnju više strana (naručitelj, pružatelj poslovnog ili računovodstvenog ERP sustava i pružatelj CRM-a), potrebna je dobra komunikacija. Komunikacija i dobivanje svih potrebnih pristupa sustavu (bilo da se radi o pristupu bazi podataka ili putem API-ja) mogu potrajati neko vrijeme.
Prije tzv. inicijalnog prijenosa podataka u Intrix CRM ili uspostavljanja početnog stanja provodi se analiza podataka (provjera duplikata unosa i strukture podataka, usklađivanje šifrarnika, administratora i sl.). Nakon naše analize naručitelji se obično odlučuju za čišćenje baze podataka, što olakšava rad u budućnosti.
Ako se i vi odlučujete za povezivanje vašeg CRM-a s postojećim poslovnim ERP sustavom, obično se sastajemo na radnom sastanku kako bismo definirali specifičnosti integracije. Za sve dodatne informacije i dogovor termina sastanka slobodno nas kontaktirajte.
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
